Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, im B-to-B Bereich E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden. Es gibt derzeit noch einige Ausnahmen, sodass keine Hektik notwendig ist, aber trotzdem sollten sich auch kleine und mittlere Unternehmen mit den neuen Vorgaben vertraut machen und ihre Schritte hin zur E-Rechnung planen.
In unserem Beitrag erläutern wir die Einführung einer E-Rechnung in 6 einfachen Schritten. Gerne beraten wir Sie bei der Umsetzung und schulen Ihre Mitarbeiter. Sprechen Sie uns einfach an.

Schritt 1: Eine kurze Analyse Ihres aktuellen Fakturierungsprozesses
Es ist sinnvoll, das Projekt mit einer Analyse Ihrer bestehenden Rechnungsprozesse zu beginnen, um notwendige Anpassungen zu identifizieren. Denn Sie befinden sich an einem Punkt, an dem Sie nicht nur Ihre bisherigen analogen Prozesse digitalisieren, sondern auch Ihre Prozesse selbst überdenken sollten.
Welche Methoden der Rechnungserfassung und -bearbeitung setzen Sie derzeit ein? Wie sind die Zuständigkeiten und Abläufe innerhalb des Rechnungsbearbeitungsprozesses? Ist Ihre derzeitige IT-Infrastruktur mit elektronischen Rechnungsformaten kompatibel?
Schritt 2: Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Empfang elektronischer Rechnungen ein und stellen Sie sicher, dass Sie elektronische Rechnungen empfangen, lesen und versenden können.
Zunächst benötigen Sie eine spezielle E-Mail-Adresse, die ausschließlich für den Empfang von E-Rechnungen verwendet wird, also zum Beispiel „rechnung@ihr-unternehmen.de“. Informieren Sie alle Lieferanten über diese E-Mail-Adresse und sorgen Sie dafür, dass alle Rechnungen per E-Mail nur an diese Adresse gesendet werden.
Schaffen Sie sich einen Viewer für elektronische Rechnungen an. Das kann ein spezielles Tool für diesen Zweck sein, das in Ihr aktuelles System integriert wird. Sie können die Aufgabe aber auch kostengünstig über andere Anbieter, zum Beispiel über ELSTER erledigen: Die Finanzverwaltung hat Ende November 2024 ein Tool zur Verfügung gestellt, mit dem E-Rechnungen lesbar gemacht werden können. Dazu muss lediglich die Rechnung im xml-Format in das Tool hochgeladen werden. Wichtig: Um die Aufbewahrungsfristen einhalten zu können, müssen Unternehmen die elektronischen Rechnungen im xml-Format speichern. Es reicht nicht aus, die lesbar gemachten Dateien (pdf-Format) abzulegen.
Klären Sie mit Ihren Kunden, welche Präferenzen diese für den Empfang von E-Rechnungen haben.
Schritt 3: Wählen Sie das für Ihr Unternehmen am besten geeignete elektronische Rechnungsformat und den optimalen Übermittlungsweg.
Nun ist es an der Zeit, das elektronische Rechnungsformat auszuwählen, das Ihren Anforderungen am besten entspricht (zur Verfügung stehen z.B. XRechnung, ZUGFeRD oder andere EN16931-konforme Formate – siehe unten).
Diese Punkte sollten Sie dabei beachten:
Ist das Rechnungsformat mit den Systemen Ihrer Geschäftspartner und Kunden kompatibel? Werden alle gesetzlichen Anforderungen und Standards (z.B. EU-Richtlinie 2014/55/EU) erfüllt? Lässt sich das Format problemlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und Buchhaltungssoftware integrieren? Entspricht Ihre Software bzw. das von Ihnen eingesetzte Rechnungs- und Archivierungssystem den gesetzlichen Anforderungen? Bietet Ihre Software Funktionen für digitale Signaturen oder andere Sicherheitsmechanismen, um die Authentizität und Integrität der Rechnungen zu gewährleisten?

Das sind die aktuell gängigen Formate für E-Rechnungen:
- XRechnung: Dies ist der national definierte Standard für E-Rechnungen in Deutschland. XRechnung definiert ein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen und ist für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber verpflichtend.
- ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): ZUGFeRD kombiniert die visuelle Darstellung über PDF mit maschinenlesbaren Daten im XML-Format. Damit ist es leichter für Menschen, aber trotzdem für Maschinen lesbar, was die elektronische Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen erleichtert.
- UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII): Ein XML-basiertes Format, das von der UN/ECE entwickelt wurde und international genutzt wird.
- UBL (Universal Business Language): Ein standardisiertes XML-Dokumentformat für den elektronischen Austausch von Geschäftsinformationen.
- Factur-X: Dieses Format kombiniert ZUGFeRD und das französische FNFE-Mandat. Die Datei enthält sowohl strukturierte Daten als auch eine PDF-Ansicht.
Das sind die aktuell genutzten Übertragungswege:
- Peppol Access Point: Hier handelt es sich um ein Netzwerk, das Unternehmen die elektronische Kommunikation ermöglicht und die Nutzung von Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) unterstützt.
- Web-Portale: Es exisitiert mittlerweile eine Anzahl von Plattformen, die den Upload und die Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglichen, oft mit verschiedenen Integrationsoptionen.
- Datenübertragung per SFTP: Das Protokoll SFTP (Secure File Transfer Protocol) sorgt für eine direkte, abgesichterte Übertragung.
Schritt 4: Implementieren Sie die E-Rechnung in Ihrem Unternehmen und in Ihrer IT-Infrastruktur.
Sie müssen Ihre bestehenden Systeme so anpassen, dass sie das gewählte elektronische Rechnungsformat unterstützen. Wenn dies mit Ihrem derzeitigen System nicht möglich ist, sollten Sie die Investition in ein neues System erwägen. Keine Angst – die Investition wird sich durch die Automatisierung der Abläufe ganz sicher bezahlt machen!
Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen, die die Integrität und Authentizität der E-Rechnungen gewährleisten.
Schulen Sie die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur korrekten Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen sowie zu den gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für die gesetzlichen Anforderungen und Compliance-Vorgaben. Ganz wichtig: Dokumentieren Sie alle Schulungsinhalte, denn damit stellen Sie den Wissenstransfer im Unternehmen sicher.

Schritt 5: Testen Sie das System, bevor Sie offiziell loslegen!
Führen Sie eine Testphase durch, um sicherzustellen, dass Ihre Systeme korrekt konfiguriert sind und E-Rechnungen fehlerfrei ausgestellt, übermittelt und empfangen werden können.
Dazu führen Sie zunächst interne Tests mit verschiedenen Szenarien und Geschäftspartnern durch. Beheben Sie auftretende Probleme und optimieren Sie Ihre Prozesse. Führen Sie Feedbackschleifen zur kontinuierlichen Verbesserung durch, bevor Sie mit der vollständigen Implementierung beginnen.
Dann informieren Sie Ihre Geschäftspartner über die Umstellung auf die E-Rechnung und klären Sie deren Erwartungen und technischen Anforderungen ab. Informieren Sie über die Übertragungswege und Formate für den elektronischen Rechnungsaustausch.
Schritt 6: Implementieren Sie die E-Rechnung und sorgen Sie für eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung.
Jetzt können Sie die elektronische Rechnungsstellung offiziell einführen. ABER: Überprüfen Sie Ihre E-Rechnungs-Prozesse aber regelmäßig, um die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen. Denken Sie auch an die bestehenden Archivierungspflichten nach AO, HGB und GoBD.
Weitere wichtige Aspekte bei der Einführung der E-Rechnung.
Abhängig von der konkreten Situation Ihres Unternehmens können weitere Aspekte bei der Einführung der E-Rechnung von Bedeutung sein:
Stellen Sie sicher, dass alle Personendaten gemäss den geltenden Datenschutzbestimmungen bearbeitet werden.
Entwickeln Sie einen Notfallplan für technische Ausfälle oder Probleme bei der E-Rechnung.
Achten Sie auf aktuelle Sicherheitsmaßnahmen für Ihre IT-Systeme und schulen Sie Ihr Team regelmäßig, um Ihr Unternehmen vor Datenverlusten und Cyber-Angriffen zu schützen. Denken Sie auch an Ihre Backups!
Hinweis
Dieser Beitrag enthält nur erste Informationen zum Thema „E-Rechnung“ und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit kann nicht übernommen werden.